Dizajn kancelarije: ubedite klijente da veruju vašem brendu

Kancelarija je mnogo više od prostora okruženog zidovima u kojem se nalaze radni sto i stolice. Ona je mesto gde pojedinci provode veliki deo svojih života, mesto upoznavanja ljudi, ali i mesto sklapanja poslovnih dogovora.

Profesionalno dizajnirana kancelarija može imati veliki uticaj kada je u pitanju predstava klijenta o firmi sa kojom želi da sarađuje. Zato je od velike važnosti da kancelarijski prostor pre svega bude čist, a zatim i dobro uređen, jer to može biti od pomoći da klijenti steknu poverenje u vas i vaše poslovanje. Evo nekoliko koraka koje biste trebali da preduzmete kada su dizajn kancelarije i njeno uređenje u pitanju.

#1 Prijemna prostorija

Pre nego što klijent uđe u kancelariju dobro bi bilo da postoji prostor u kojem će ga toplo dočekati zaposleni, čekaonica ili prijemna prostorija. Lepo dizajniran prijemni prostor je od vitalnog značaja za prvi utisak koji će potencijalni klijent steći o vašoj firmi.

Prijemna prostorija bi trebala da bude u bojama kompanije ili bar jedan njen deo. Takođe, amblem ili logo treba da zauzima centralni deo zida, kako bi klijent odmah stekao utisak da dolazi u dobro organizovanu firmu. U svrhu prezentovanja i brendiranja možete koristiti reklamne zastave. Pa čak i male stone zastavice mogu biti izuzetno dobar način da se predstavite potencijalnim klijentima već na prvom susretu sa njima.

#2 Kancelarija treba da bude svetla, sa elementima koji ističu vaš brend

Kancelarijski prostori se često smatraju monotonim ili ograničavajućim mestima, gde kao po nepisanom pravilu nema dovoljno prirodne svetlosti. Profesionalni dizajneri enterijera mogu optimizovati vaš postojeći raspored kako bi maksimalno iskoristili prirodno osvetljenje. Zamračena kancelarija svakako nije dobro mesto gde treba započeti pregovore o poslu, kao uostalom ni za sam rad.

Slike i fotografije su jedan od odličnih načina da u kancelariji razbijete jednoličnost. Međutim, ukoliko to ne odgovara imidžu vašeg brenda, postoje minimalistički načini da ulepšate vaš poslovni prostor. Jedan od načina je i farbanje kancelarije u bojama vašeg brenda. U nekim slučajevima moguće je čak i da nameštaj bude u skladu sa bojama firme. Naravno, u ovome ne treba preterivati. Korak od strateškog značaja u razvoju brenda jeste nenametljivo staviti do znanja klijentu da ste firma koja brine o svom ugledu, ali i firma koja brine o svojim klijentima, što je još važnije.

#3 Dodajte biljke koje će stvoriti opuštajuću atmosferu

Dodavanje zelenila vašem radnom okruženju je uvek odlična ideja. Postoji veliki broj opcija kada su u pitanju biljke za gajenje u enterijeru, poput raznih palmi, zamije, juke ili sanseverije. Možete postaviti i cvetnice, ali se zelene biljke ipak bolje uklapaju u kancelarijski enterijer. Prednost zelenih biljaka je ta što one traže mnogo manje održavanja od cvetnica, a osim toga deluju umirujuće.

Saksije se ne moraju postavljati samo u uglovima i na podu prostorije, već možete koristiti i viseće biljke. Atmosfera koja vlada u kancelariji koja ima puno zelenih biljaka je opuštajuća, baš kao što zelena boja odmara oko. Zato je izbor zelenih biljaka odličan način da napravite pravu atmosferu. Pritom, određene vrste sobnih biljaka pročišćavaju vazduh u zatvorenom prostoru.

#4  Ponudite klijentima osveženje – postavite automate

Ponuditi osveženje u vidu hladnog soka, kafe ili čaja je veoma važno kada je u pitanju ostvarivanje boljeg kontakta sa klijentima i stvaranja opuštajuće atmosfere. Ukoliko je u pitanju veća firma dobra ideja bi bila da gostima omogućite da sami koriste aparat za kafu ili vodu, tako što ćete uređaje postaviti u prostoriji za prijem.

Naravno, potrudite se da napici koji stoje na raspolaganju klijentima i poslovnim partnerima budu visokog kvaliteta. Često će u vašu kancelariju navraćati klijenti koji su upravo došli sa puta, iz drugog grada ili čak druge zemlje, pa će im osveženje jako prijati.

Kao dobri domaćini potrudite se da im izađete u susret. Štaviše, možete potencijalnim saradnicima na zajedničkom projektu pokloniti i neki suvenir ili marketinški materijal poput šolje za kafu ili priveska sa odštampanim logom vašeg brenda. Tako ćete podstaći međusobno poverenje.

#5 Neka kancelarija uvek bude čista i uredna

Ništa neće ostaviti bolji prvi utisak od čiste i uredne kancelarije. Neuredan kancelarijski prostor često je dovoljan da preobrati klijenta i odvrati ga od kupovine vaših proizvoda i usluga.

Uklanjanje paučine, čišćenje stola od krugova nastalih od šoljica kafe i redovno brisanje podova nakon što se završi radno vreme su samo neki od poslova oko higijene u kancelariji. Takođe, veoma je važno da vam radni sto uvek bude uredan. Na njemu neka se nalazi samo laptop i tek par papira i to samo onih koji su vezani za klijenta kojeg očekujete. Ostale fascikle i predmete ostavite u fioci ili ormaru.

#6 Atmosfera u kancelariji ne zavisi samo od predmeta, već i od zaposlenih

Ako klijent vidi srećna lica zaposlenih njegova podsvest će reagovati pozitivno. Svi zaposleni moraju biti motivisani za rad i spremni za pozitivnu interakciju sa gostima kancelarije. Potrebno je da se ljubazno ophode dok usmeravaju stranku gde treba da ide i kome da se obrati kako bi se rešio njen zahtev.

Postoje dva kako dizajn enterijera utiče na to da se svi u firmi osećaju bolje. Prvi je funkcionalni deo dizajna, koji omogućava svakom članu kolektiva da se lakše kreće i uvodi goste u odgovarajuću kancelariju. Drugi je ergonomski aspekt dizajna, koji čini da se vaše osoblje oseća prijatnije a samim tim se i poboljšava interakcija sa klijentom.

#7 Kodeks oblačenja

Naravno, niko u kancelariji ne želi da provodi svakog dana 8 sati u garderobi koja je striktno određena, odnosno u uniformi. Međutim, trebalo bi da postoji neki osnovni kodeks oblačenja. Ukoliko vaša kompanija ima jasan ali razuman kodeks oblačenja (u kome se ne preteruje sa pravilima), zaposleni će i dalje imati priliku da izraze svoj stil. Ipak, oblačenje mora biti takvo da nijednim delom odeće zaposleni ne odstupaju od kompanijskih vrednosti, već da ih podstiču i promovišu.

Kada klijent prvi put uđe u firmu ili kancelariju uvek obrati pažnju na to šta zaposleni rade, pa su samim tim oni prvi na udaru budućih klijenata. Trebalo bi objasniti zaposlenima da kodeks oblačenja ne ograničava ono što mogu da nose, već da je to iskorišćavanje šanse da se na tih način objasni gostima mentalitet i način poslovanja.

Sve ove stavke koje smo nabrojali su nešto što klijent prvo primeti kada uđe u vašu kancelariju. Zato se postarajte da atmosfera bude opuštajuća i da se budući poslovni partner dobro oseća kao vaš gost. Na taj način, i naravno vašim poštenim radom, najbolje će poverenje u vas i vaše poslovanje.